Uma sala de dados virtual é um local seguro normalmente usado para armazenar dados confidenciais para transações legais ou transações comerciais relacionadas a fusões e aquisições. Salas de dados virtuais modernas são amplamente utilizadas para armazenamento seguro e troca de vários documentos comerciais confidenciais, compartilhamento de arquivos, proteção de documentos confidenciais e transações financeiras. Existem dois tipos de salas de dados: salas de dados físicas e salas de dados virtuais. Um data room físico físico também é conhecido como data room de devida diligência. É um local físico destinado a armazenar documentos importantes exigidos pelo vendedor durante o processo de fusão e aquisição.
Um data room físico faz parte do processo de devida diligência. O comprador e o advogado que o representa têm acesso aos dados que são apresentados na sala de dados física até que a transação seja concluída. Os compradores geralmente precisam saber o máximo possível sobre a empresa-alvo antes de fechar o negócio. Por esse motivo, os vendedores geralmente armazenam os documentos necessários em um local centralizado e monitoram e protegem constantemente o acesso apenas de pessoas autorizadas. Os vendedores geralmente concedem acesso a apenas um licitante/comprador por vez, bem como a um painel de especialistas para manter a integridade do documento.
Para grandes negócios de M&A com um grande número de licitantes, o vendedor deve visitar o país ou região do comprador e estar disponível durante todo o processo,
saiba mais sobre fusões e aquisições. O custo de operação de um data room físico costuma ser alto, pois o processo envolve a hospedagem de uma grande quantidade de informações de diferentes partes do negócio. Para gerenciar melhor os custos, a maioria dos representantes de negócios (atualmente, quase todos) recorre a soluções fornecidas por provedores de data room virtuais, onde compradores e seus especialistas podem acessar documentos remotamente. Salas de dados virtuais são significativamente mais baratas em termos de tempo e dinheiro do que usar a funcionalidade de salas de dados físicas.
Sala de dados virtual, seus principais recursos e funções
A sala de dados virtual é uma solução confiável baseada em nuvem para proteção eficaz e oportunidades para compartilhamento ativo de informações confidenciais. Ao fornecer aos compradores em potencial acesso seguro aos seus dados comerciais confidenciais por meio de um ambiente seguro, você pode simplificar o processo de due diligence para transações de fusões e aquisições ou levantar capital para atender às suas necessidades de negócios. As salas de dados virtuais estão substituindo rapidamente as salas de dados físicas devido à economia, facilidade de acesso e medidas de segurança eficazes. Os recursos padrão do Virtual Data Room incluem ferramentas de perguntas e respostas, notas, autenticação multifator e permissões avançadas –
https://www.folhadelondrina.com.br/cv-folha/beneficios-de-usar-uma-sala-de-dados-virtual-segura-3227731e.html?d=1. Com preocupações crescentes sobre a segurança online, os provedores de data room virtuais estão desenvolvendo medidas de segurança avançadas para garantir a integridade dos dados.
Como usar todas as possibilidades e todas as funcionalidades disponíveis fornecidas pelas soluções de data room virtual?
As salas de dados virtuais são usadas com mais frequência para fusões e aquisições, pois as partes comerciais geralmente precisam acessar grandes volumes de documentos confidenciais como parte do processo de devida diligência. Muitos desses documentos são confidenciais e devem ser mantidos em local seguro e acessível aos licitantes. A sala de dados virtual permite que os compradores consultem facilmente e troquem documentos ativamente sem visitar o escritório do vendedor. Também reduzirá o custo do processo de verificação, pois os compradores não terão que lidar com grandes documentos em papel ou pagar vários especialistas que viajam para verificar os documentos.
As disputas geralmente envolvem um grande número de documentos. Alguns documentos são muito confidenciais e podem ser facilmente perdidos. Graças à funcionalidade das salas de dados virtuais, advogados, reguladores e outras partes interessadas podem obter acesso instantâneo a valiosos documentos de negócios remotamente, sem medo de roubo. Um data room virtual também pode ser útil quando equipes internacionais estão trabalhando no mesmo caso. Sua equipe pode acessar todos os documentos de que precisa em um local centralizado, sem ter que se apressar em verificar determinados documentos. Quando a integridade desses documentos é comprometida, os proprietários podem restringir o acesso para tornar os documentos somente leitura.
Oferta Pública Inicial (IPO)
Quando uma empresa realiza um IPO, envolve muita papelada, pois advogados, banqueiros de investimento e outras partes precisam assinar e verificar documentos legais importantes em vigor –
https://sede.dgt.gob.es/es/otros-tramites/verificacion-documentos/. O armazenamento desses documentos em um data room virtual garante a segurança e a integridade dos documentos e impede o acesso de terceiros não relacionados à transação. A Empresa também pode proibir concorrentes de acessar esses documentos, proibindo sua cópia, impressão ou modificação.
Redução de custos de instalação e operação
As salas de dados virtuais geralmente são baratas porque as empresas precisam de um sistema de computador seguro e acesso a documentos online. Quando você possui um data room físico, sua empresa deve contratar uma empresa de segurança para alugar o espaço físico e monitorar a sala 24 horas por dia. Além disso, quando potenciais compradores vêm revisar documentos, a empresa incorre em custos adicionais de viagem, acomodação e alimentação. Uma sala de dados virtual fornece disponibilidade global. Salas de dados virtuais estão localizadas na Internet. Qualquer pessoa no mundo pode acessar seus documentos comerciais confidenciais. Investidores de todo o mundo têm acesso a documentos importantes que os ajudam a tomar decisões informadas. O alcance global também aumenta a concorrência entre os compradores porque o negócio adquirido pode impor um preço mais alto do que quando a concorrência é limitada a uma área geográfica específica.
A sala de dados virtual está disponível digitalmente, armazenada em um servidor central e disponível simultaneamente para todas as partes interessadas nos negócios. Os principais benefícios do uso de salas de dados virtuais em vez de salas de dados físicas incluem o seguinte:
- Documentos e informações confidenciais podem ser visualizados de qualquer lugar e a qualquer momento sem visita física;
- Segurança completa. Criptografia VDR e recursos avançados de segurança protegem todos os seus dados confidenciais;
- Acesso limitado que pode ser concedido a determinados usuários para cada documento;
- Lucratividade. A sala de dados virtual reduz os custos financeiros de viagem, impressão e outros custos associados ao armazenamento e acesso a documentos em papel;
- Maior escalabilidade. As salas de dados físicas têm certas limitações quanto ao número de documentos que podem ser armazenados devido ao espaço físico. A sala de dados virtual permite que você troque uma quantidade ilimitada de dados e faça isso com absoluta segurança para todas as partes comerciais que participam da troca, visualização e download dos documentos de que precisam.
Em 2023, a maioria dos documentos, negócios e comunicações existe em formato eletrônico, tornando os documentos físicos uma solução obsoleta. As salas de dados físicas são mais lentas e mal equipadas para lidar com os altos volumes de transações de negócios de hoje, portanto, os ambientes de negócios modernos usam todas as funcionalidades disponíveis das salas de dados virtuais.
